もよりのハブのポート管理者が見あたらない，または新規にHINESハブのポートを使用したい場合には，「 HINESポート（使用・変更・廃止）申請書（書面）」を部局の営繕係に出し，使用申請をします．ポート管理者は，常勤教官あるいは職員がなることができます．ポート使用申請の流れは以下の通りです．
「 HINESポート（使用・変更・廃止）申請書（書面）」には，「申請者」と「ポート管理担当者」があります．この「申請者」と「ポート管理担当者」は，当該研究室の教官/職員となります．ポート管理担当者に関しては，地球惑星専攻ネットワーク委員会が独自に HINES 100/1000 base HUB ポート管理者ルール を定めています．参照して下さい．
「 HINESポート（使用・変更・廃止）申請書(書類）」が営繕係から戻ってきて，はじめて，利用できるポート番号と，管理者，担当者のIDが発効されます．
大計は，このポート番号とポート管理者IDをもって，接続端末を管理しています．ハブのポートから下はすべてポート管理者の責任領域とされています．ポート使用におけるトラブルに関しては，使用ポート下に接続された端末はすべてポート管理者の責任下にあるものとして大型計算機センターは対応します．問い合わせもすべてポート管理者経由で行うこととしています．１年に１回（３月頃）に，大型計算機センターから，ポート番号ごとに接続端末の点検作業の依頼が来ます．
ポートの「ポート申請者」と「ポート管理担当者」の変更や，ポート使用の廃止の際には，「 HINESポート（使用・変更・廃止）申請書（書面）」を部局の営繕係に提出します．